ORGANISATIES

ENDYMION ACADEMY

Het Endymion Academy Board Programma

ENDYMION Academy, onderdeel van een netwerk van specialisten op het gebied van Governance, Risk en Compliance (GRC), heeft een programma ontwikkeld dat specifiek is gericht op het ondersteunen van bestuurders (RvB), commissarissen (RvC) en toezichthouders (RvT). Het programma is breed ingericht, en focust daarnaast specifiek op commissarissen die zitting hebben in het Audit Committee, Risk Committee, of in beide Committees. Het programma biedt ook een solide basis voor de tweedelijnsorganisatie (risk management en compliance) en voor interne- en externe accountants die betrokken zijn bij de (gedelegeerde) verantwoordelijkheden met betrekking tot de activiteiten op het gebied van van het Audit Committee en het Risk Committee.

Doel van het board programma

Het doel van de trainingen is het ontwikkelen van kennis en vaardigheden ten aanzien van de van toepassing zijnde Corporate Governance Code. De focus ligt hierbij op een materieel inhoudelijke aanpak, gericht op de praktische toepassing en invulling van de relevante bepalingen van de Code.

Een belangrijk element in het programma is daarnaast het verder versterken van houding en gedrag in de context van de rol als bestuurder en/of toezichthouder. Het belang hiervan is de laatste jaren gegroeid, en zal voorlopig een prominent punt van aandacht blijven. Het belang voor de organisatie is hierbij een optimale samenwerking tussen de executieve functie (bestuur) en de toezichthoudende functie (RvC/RvT), waarbij ieder vanuit haar of zijn eigen verantwoordelijkheid opereert, zonder hierbij “op de stoel van de ander te gaan zitten”. Voorbeelden van vragen en onderwerpen die in het programma aan de orde komen kunt u hieronder vinden in de sectie “Onderwerpen”.

Trainer

De training staat onder leiding van E.M. (Endymion) Struijs RA, in samenwerking met subject-matter expert docenten en onder voorzitterschap van een prominente deskundige op het gebied van Corporate Governance.

Onderwerpen

Tijdens het board programma komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:

1. Visie en strategie

Het startpunt van het besturen van een organisatie, en een belangrijk kader voor het houden van toezicht daarop, is de doelstelling van de organisatie, in samenhang met de toekomstvisie en de op deze beide elementen afgestemde strategie. Relevante elementen hierin zijn het toetsen van de wenselijkheid van de strategische keuzes, de haalbaarheid ervan, of visie en strategie voldoende in overeenstemming zijn, en de rol van de organisatie in maatschappelijke context. Tevens zal aandacht worden besteed aan de gewenste en vereiste wijze waarop de strategie wordt geformaliseerd en welke mate van documentatie hierbij verwacht mag worden.

Een belangrijk aandachtspunt bij dit onderwerp is daarnaast de ESG-visie en strategie van de organisatie. Hierbij gaat het om de doelstellingen op het gebied van milieu en omgeving (Environmental), op het gebied van maatschappelijke rol en verantwoordelijkheid (Social), en op het gebied van behoorlijk bestuur (Governance).

2. Bedrijfsplan en continuïteit

De gekozen strategie dient vertaald te worden in een realistisch bedrijfsplan, waarbij de doelstellingen worden vertaald naar meer concrete en granulaire plannen voor de korte en middellange termijn. Belangrijke aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de mate van aansluiting tussen het jaarplan, de middellange termijnplanning (3-5 jaar) en de gekozen strategie. Tussentijdse evaluatie van de planning, alsmede de vraag op welke momenten dit het beste kan plaatsvinden (i.e. de frequentie), zijn vragen die hierbij worden behandeld.

Een essentieel element in de context van het bedrijfsplan en de continuïteit van de organisatie, is de wijze van financiering. De aard van de organisatie en van de bedrijfsactiviteiten zijn hierin belangrijke factoren. Tijdens het programma zullen handreikingen worden gegeven voor bestuur en toezichthouders welke vragen en prioriteiten hierbij aan de orde dienen te komen.

3. Inrichting van de informatievoorziening

Voor het bestuur en interne toezichthoudende functies, is tijdige en kwalitatieve informatie onmisbaar voor de vervulling van hun taken en verantwoordelijkheden. Vragen als de wijze van rapportage (dashboards, gedetailleerde rapportages), de gewenste en noodzakelijke mate van detail, alsmede de frequentie van deze rapportages zijn elementen die medebepalend kunnen zijn voor het succesvol vervullen van bestuurlijke of toezichthoudende rollen. Tijdens het programma zal worden stilgestaan bij de diverse vormen van informatievoorziening, zowel intern als extern, en zowel financieel als niet-financieel.

4. Financiële verslaggeving (bestuursverslag en jaarrekening)

Voortbouwend op de inrichting van de informatievoorziening worden tevens handreikingen gegeven voor de vereisten ten aanzien van de financiële verslaggeving, waaronder de verantwoordelijkheden en wettelijke vereisten ten aanzien van het bestuursverslag en jaarrekening. Tijdens het programma wordt tevens ingegaan op relevante ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheidsverslaggeving en de huidige en toekomstige wettelijke eisen die hierbij van toepassing (zullen) zijn. Tevens zal aandacht worden besteed aan mogelijke complexiteiten op het gebied van deze verslaggeving, en op de dialoog tussen bestuur en toezichthouders die hierbij verwacht mag worden.

5. Inrichting van risicobeheersing (inclusief organisatiecultuur en cyber security)

Een belangrijk onderdeel van het programma is geleden in het geven van inzicht in diverse modellen op het gebied van interne beheersing (risicobeheersing) en in de vraag hoe deze conceptueel ingerichte modellen op een praktische wijze vertaald kunnen worden naar een model dat past bij aard, omvang en complexiteit van de eigen organisatie. Een belangrijk onderwerp hierbij is de afstemming van het risicobeheersingsmodel op doelstelling en strategie van de organisatie. Daarnaast is ook de informatievoorziening binnen de risicobeheersing van belang, en wordt aandacht besteed aan het waarborgen van de betrouwbaarheid hiervan. En dit alles binnen de context van de cultuur van de organisatie, oftewel de “tone at the top” (ook wel bekend als “goed voorbeeld doet goed volgen”).

Belangrijke specifieke onderwerpen als cybersecurity en de verantwoordelijkheid van bestuur en toezichthouders voor de beheersing hiervan, komen eveneens uitgebreid aan de orde. Inclusief actuele technische ontwikkelingen, alsmede ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving.

6. Inrichting compliance activiteiten (naleving wet- en regelgeving)

Binnen het programma wordt ten aanzien van het onderwerp risicobeheersing (zie ook hierboven) separaat stilgestaan bij de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, en hoe dit ingericht kan worden binnen de governance van de organisatie. Onderwerpen als het mandaat en een charter van de compliance functie, de rol van een interne en externe counsel, en het beoordelen van de kwaliteit en effectiviteit van de legal en compliance functie zijn zaken die aan de orde komen.

7. Inrichting van de interne auditfunctie

Tijdens het programma wordt stilgestaan bij het 3 Lines of Defense model, waarbij de interne auditfunctie de zogenoemde 3^e lijnsfunctie vervult. De rol van de interne auditfunctie zal worden toegelicht, evenals de aanbevolen wijze waarop de onafhankelijkheid van de functie gewaarborgd kan worden binnen de governance van de organisatie. En er zal tevens worden ingegaan op de randvoorwaarden of maatregelen die nodig zijn indien deze gewenste situatie om diverse redenen niet haalbaar is. Tijdens het programma zal ook worden stilgestaan bij de praktische implicaties en aandachtspunten indien de interne auditfunctie via in-sourcing wordt vervuld. En tot slot zal worden stilgestaan bij de relatie en interactie tussen de interne en de externe accountant (zie ook hieronder)

8. Inrichting van de rol van de externe accountant

De externe accountant heeft een specifieke rol in de context van corporate governance, met name in de gevallen waarin een externe accountantscontrole vanuit wet- of regelgeving (of vanuit bijvoorbeeld een subsidie- of financieringsmandaat) verplicht is. De rol van de externe accountant zal tijdens het programma worden toegelicht. Daarnaast zal worden stilgestaan bij manieren om de interactie tussen bestuur, toezichthouders en de externe accountant zo optimaal mogelijk in te richten.

9. Inrichting (zelf) evaluatie bestuur en raad van commissarissen

Een essentieel uitgangspunt in de governance van een organisatie, evenals in een goed functionerend risicobeheersingsmodel, is de evaluatie van het functioneren. Dit om eventuele tekortkomingen tijdig te identificeren en te adresseren. Deze evaluatie vindt voornamelijk plaats in de vorm van zelf-evaluatie, waarbij bestuur en toezichthouders met een open blik hun functioneren beoordelen. In aanvulling daarop vereist effectieve governance eveneens een evaluatie door de toezichthoudende rol van het functioneren van het bestuur. Tijdens het programma wordt stilgestaan bij het opzetten en invullen van een dergelijke (zelf)evaluatie en bij de gewenste frequentie ervan (minimaal jaarlijks). Daarnaast zal worden gesproken over formele aspecten als vastlegging van de uitkomsten en van eventuele aandachtspunten, inclusief het belang van het tijdig en gedocumenteerd opvolgen daarvan.

10. Inrichting (vaktechnisch) leer- en ontwikkelplan bestuur en toezichthouders

Het board-programma van Endymion Academy is een belangrijk fundament van een leer- en ontwikkelplan voor bestuurders en toezichthouders. In de huidige omgeving, waar ontwikkelingen op technisch en maatschappelijk gebied, en overigens ook op vele andere gebieden, elkaar in hoog tempo opvolgen. Elke laag van de organisatie zal kennis dienen te hebben van mogelijkheden en beperkingen, en zeker ook van mogelijke bedreigingen (risico’s). Dit geldt zeker ook voor bestuur en toezichthouders, het is zelfs een voorwaarde om effectief te kunnen besturen of toezicht te kunnen houden. Het programma heeft als uitgangspunt dat gedetailleerde vakkennis op elk mogelijk gebied niet noodzakelijk is om effectief te functioneren als bestuurder of toezichthouder. Dit dient vooral binnen de organisatie belegd te worden. Wel is het nodig om het functioneren van de professionals binnen de organisatie, in de context van deze volatiele omgeving, te kunnen beoordelen en evalueren. En om daartoe in staat te zijn en te blijven, dienen bestuurders en toezichthouders de juiste vragen te stellen. En minstens zo belangrijk: de gegeven antwoorden (en daarbij verstrekte informatie en rapportages) op hun merites te kunnen beoordelen. Tijdens het programma zullen handreikingen worden gedaan voor vervolgcursussen en -opleidingen die relevant zijn voor bestuurders en toezichthouders.

Overige dienstverlening en maatschappelijke/culturele activiteiten van ENDYMION

Naast het ontwikkelde board programma binnen Endymion Academy, verleent de organisatie Endymion een breed scala aan professionele diensten. En daarnaast is zij betrokken bij diverse maatschappelijke en culturele initiatieven en instellingen. Endymion verleent o.a. diensten op het gebied van Consulting & Business Services, Audit & Advisory Services, en diensten op het gebied van Professional Development. De kernwaarden van het Endymion netwerk zijn “Citizenship”, “Professionalism” en “Autonomy”.

Meer informatie over de kernwaarden, de dienstverlening, en de maatschappelijke en culturele activiteiten zijn te vinden op https://endymion.network/.